Základom každej modernej spoločnosti je kvalitné softvérové vybavenie. Firmy dosahujú vyššiu efektivitu prostredníctvom optimalizovania procesov. Jedným z nástrojov, ako procesy optimalizovať, je ich čiastočná alebo úplná automatizácia a riadenie pomocou softvérových riešení.
Zaoberáme sa vývojom softvéru na mieru od roku 1997 a postupujeme vždy od analýzy až po implementáciu a podporu. Práve pochopenie súčasného biznis procesu nám umožňuje navrhnúť a naplánovať ten budúci s informačným systémom.
Analýza podnikových procesov
Biznis proces predstavuje súbor jednotlivých aktivít, ktoré vedú k dosahovaniu cieľov podnikania. Na základe výstupu vieme vyhodnotiť problémy pri plnení úloh. V ďalšej fáze sa snažíme hľadať priestor pre zlepšenie. Znamená to vedieť si stanoviť, čo chceme v budúcom biznis procese dosiahnuť.
Hľadáme spôsob, ako plniť jednu a tú istú úlohu efektívne, iba raz. Hľadáme softvérové riešenie podľa funkcií, ktoré požadujeme.
Predstavte si napríklad vaše každodenné činnosti a spočítajte, koľko času vám v priemere zaberú a koľko pozornosti vás stoja. Môže sa to zdať, že denne nad nimi netrávite veľa času a energie, ale preveďte si tieto údaje do dlhodobejšieho časového horizontu. A práve tu vzniká priestor pre softvérové riešenie - automatizované aplikačné programy, ktoré vám pomôžu pri vykonávaní každodenných časovo náročných úloh.
Podnikový informačný systém udrží váš pracovný postup stabilný a stráži časové závislosti jednotlivých úloh. Automatizácia týchto úloh šetrí čas a vy sa zatiaľ môžete zamerať viac na svoje podnikanie. Automatizácia úloh má aj ďalšie výhody ako je redukcia ľudských chýb.
Keď vaše podnikanie funguje prevažne manuálne, šance na chybu spôsobenú pracovníkom sú oveľa vyššie. Nehovoriac o tom, že zaťažujú vás aj vašich zamestnancov a spätné dohľadávanie a oprava chyby zaberá opäť čas a energiu.
Pozrite sa v kancelárií okolo seba, koľko papiera vidíte? Ak veľa, vedzte, že vás ten papier spomaľuje. Ak máte softvér, môžete nájsť informácie, ktoré potrebujete v sekundách. Nehovoriac o tom, že sprehľadníte databázy a zabránite strate dát. Takéto zlepšenie prostredníctvom informačného systému vám umožní rýchle a efektívne riadenie podnikových aktivít.
Uviedli sme si len veľmi jednoduchý príklad a samozrejme každý podnik má vlastné obchodné procesy a postupy a tým pádom aj oblasť pre zlepšenie, ktorú musí zvážiť predtým ako sa rozhodne pre konkrétne softvérové riešenie.
Podnikový informačný systém sa vždy odvíja od špecifických potrieb a charakteru podnikania. Dobrý informačný systém vám pomôže promptne reagovať a vzbudzovať tak v partneroch pocit profesionality a dôvery.
Riadenie podniku sa stáva zložitejším, keď firma rastie a vy potrebujete mať prehľad a kontrolu nad procesmi. Bez softvérového riešenia je takmer nemožné podchytiť všetky aktivity podniku a mať kontrolu nad ich plnením.
Softvérové riešenie vám pomôže sprehľadniť a zefektívniť procesy, spraviť ich merateľnými a uľahčí vám tak plnenie vašich úloh. Dôležité je si uvedomiť, že softvérové riešenie má byť navrhnuté tak aby zlepšilo vaše podnikanie, preto musí vychádzať z vaších procesov, postupov a aktivít. Začnite preto analýzou vášho súčasného procesu.
Otázky, ktoré si treba položiť:
- Musia moji zamestnanci zadávať rovnaké alebo podobné údaje na viacerých miestach?
- Koľko ľudí sa snaží vykonať jednu opakovanú úlohu, denne, týždenne, mesačne?
- Koľko času im to v priemere zaberá?
- Je tento systém spoľahlivý?
- Ako prebiehajú aktualizácie?
Výber softvérového riešenia
Na základe výstupov vyhodnocujeme akú funkcionalitu potrebuje softvérové riešenie (špecifickú či štandardizovanú). Rozhodujeme sa medzi softvérom na mieru, hotovým softvérom, alebo ich kombináciou.
Pri výbere vhodného softvérového riešenia pre firmu je dôležité určiť čo chceme softvérom dosiahnuť. Ak sú naše podnikové procesy a postupy podobné iným firmám, je pravdepodobné, že budeme mať aj podobné požiadavky na informačný systém. Ak sú, ale naše požiadavky na informačný systém špecifické, tak potrebujeme softvér na mieru.
Softvér na mieru zahŕňa vlastné funkcie v závislosti od našich potrieb. Pri rozhodovaní medzi hotovým softvérovým riešením a softvérom na mieru je dôležité si uvedomiť, že hotový softvér je štandardizovaným riešením a ponúka podporu štandardným firemným procesom.
Ak aj sme firma so štandardnými procesmi, ale chceme sa odlišovať od ostatných firiem, tak nám túto konkurenčnú výhodu hotový softvér neposkytne. Ďalším dôležitým faktorom pri našom rozhodovaní je čas. Vývoj softvéru na mieru je časovo náročnejší ako hotové softvérové riešenie.
Je dôležité prepočítať koľko nás bude softvér stáť (počiatočná investícia, údržba, aktualizácie). Žiadny softvér nie je jedno rázovou investíciou a každé riešenie má svoje výhody a nevýhody. Pri vývoji softvéru na mieru je počiatočná investícia vyššia. Avšak pri rozširovaní a dopĺňaní funkcií sa môže z dlhodobého hľadiska oplatiť viac.
Softvér vyvinutý na mieru našou spoločnosťou, je vaše vlastníctvo a nie ste limitovaný licenčnými podmienkami. Hotový softvér nevlastníte, platíte paušálne, zvyčajne podľa licencií a na základe jednotlivých používateľov. Ak vaša spoločnosť rastie a vy máte viac zamestnancov, rastú aj náklady na softvér.
Pred rozhodnutím je potrebné si zvážiť všetky výhody a nevýhody softvérových riešení a na základe vašich potrieb a možností sa správne rozhodnúť. Firma môže fungovať aj na základe kombinácie vlastných nástrojov a hotových riešení.
Ak je firma schopná, alebo má vlastné IT oddelenie, vytvára model budúceho biznis procesu so zapracovaním softvérového riešenia.
Lokálny softvér
Firma EMELIX sa zaoberá vývojom informačného systému Elvis a jeho implementáciou skoro 20 rokov. Počas tohto obdobia nasadila softvér v desiatkach firiem. Každá firma je jedinečná, má iné požiadavky, iné priority, iných pracovníkov. Každá implementácia je iná - nedá sa ponúknuť len jedno univerzálne riešenie.
Informačný systém a služby sú maximálne prispôsobené konkrétnej firme tak, aby softvér pomáhal a neobťažoval. Spolu so zákazníkom nájde optimálne riešenie jeho požiadaviek, navrhne možnosti, upraví program a nastaví procesy, metodicky usmerní. So zákazníkom komunikujú priamo analytici a programátori vývojárskeho tímu, ktorí vedia posúdiť a realizovať potrebné zmeny. To zrýchľuje a sprehľadňuje cyklus vývoja od požiadavky po konečnú implementáciu.
Zavedením nového informačného systému sa spolupráca so zákazníkom nekončí.
Komplexné IT služby
Okrem vývoja softvéru sa v EMELIX-e zaoberajú aj správou, návrhom a dodávkou informačnej techniky. Zákazníci používajú softvér a zabezpečenú majú aj správu počítačov a serverov. Takto má zákazník jedného partnera pre podnikový softvér aj IT. S akýmkoľvek „problémom s počítačom“ sa obracia na jedného partnera. Dodávateľ softvéru sa nemôže odkazovať („vyhovárať“) na správu IT a opačne. Jeden technik dokáže vyriešiť problémy s hardvérom aj so softvérom. Tým výrazne znižujeme náklady zákazníka.
Elvis
Informačný systém Elvis je určený pre stredné a menšie výrobné firmy (od 1 do cca 100 používateľov).
Implementácia informačného systému
Po výbere dodávateľa systému a jeho konkrétnej podoby už nasleduje implementácia. V prípravnej fáze zavedenia je dôležité vyjasniť si všetky očakávania s vývojárom softvéru, ideálne formou akceptačných kritérií, ktoré presne špecifikujú požiadavky na softvér a je možné ich použiť ako podklad pre odsúhlasenie dodania softvéru.
Následne prebieha samotné spustenie systému do prevádzky. Spravidla to znamená inštaláciu softvérového vybavenia, školenia všetkých používateľov, migráciu dát z pôvodných systémov, konfiguráciu systému podľa požiadaviek zákazníka, vytváranie tlačových výstupov a mnoho iného, s čím sa počas prevádzky stretneme.
Treba však počítať s možnosťou, že nie všetko pôjde hneď od začiatku hladko. Niektoré veci bude potrebné ladiť takpovediac za jazdy. Minimalizovať nečakané udalosti môže klient testovacou prevádzkou pred oficiálnym spustením systému.
Doba procesu implementácie sa líši od veľkosti firmy, zložitosti procesov, rozsahu implementovaných modulov a počtu používateľov, ktorí budú so systémom pracovať. Rádovo však ide o mesiace, preto ak zvažujete výmenu informačného systému, treba ju riešiť v dostatočnom predstihu.
Nie všetky firmy si zavádzajú systém „od nuly“. Niektoré už nejaký softvér používajú. Zvyčajne ide najmä o bežné CRM a ERP systémy. Často im tieto systémy prestávajú stačiť a potrebujú zmenu. Problémom môže byť, že zamestnanci sú zvyknutí z toho starého. To však nie je vždy možné, pretože nové postupy sú nastavené informačným systémom. Ďalší problém je, že zamestnanci neboli naučení pracovať v programe štruktúrovane. Implementácia prináša novú alebo inú pracovnú náplň u zamestnancov.
Príklady použitia ERP systému
ERP systémy už dávno nie sú len o účtovníctve. Používajú ich napríklad veľkosklady, ktoré potrebujú riešiť skladové hospodárstvo. ERP systém im pomáha optimalizovať zásoby a rýchlejšie vybavovať objednávky. Tento systém taktiež používajú rôzne e-shopy, napr. veľkoobchod s liekmi, stavebným materiálom, soľou či vínom.
Dobre zvolený informačný systém môže výrazne znížiť prevádzkové náklady, zrýchliť interné procesy a posunúť vašu firmu na vyššiu úroveň riadenia.
Prečo zlyhávajú informačné systémy?
Častým problémom je, že firma nevenuje dostatočnú pozornosť samotnej implementácii a podceňuje túto dôležitú fázu. Dôležité je mať zamestnanca, ktorý bude za implementáciu systému zodpovedný a ktorý bude mať prehľad o všetkých podstatných oblastiach a procesoch firmy.
Prvým krokom pri zavádzaní podnikového systému zvyčajne býva prehľadávanie možností a na iný menej. Po výbere dodávateľa systému a jeho konkrétnej podoby už nasleduje implementácia.
tags: #Pripravit
