Príspevok od

Keď prijímate nových zamestnancov, nechcete, aby sa cítili zahltení a zmätení. Vďaka tomuto sprievodcovi môžete zaistiť, aby boli vaši noví zamestnanci plne pripravení na svoje úlohy už od prvého dňa. V tomto blogovom príspevku sa s vami podelíme o nástupný kontrolný zoznam - checklist.

Čo je to onboarding checklist?

Kontrolný zoznam pre novo prichádzajúcich je nástroj, ktorý pomáha manažérom a personalistom správne uviesť nových zamestnancov do firmy. Onboarding checklist nájde svoje využitie v mnohých sférach, najmä v personálnom oddelení a počas prvých dní či týždňov v novom zamestnaní.

Prečo používať onboarding checklist?

  • Úspora času: Pokiaľ máte zoznam úloh, ktoré je u každého nového zamestnanca potrebné splniť, môžete ušetriť čas tým, že ich odovzdáte príslušným členom tímu. Ide tiež o úsporu času tým, že budete mať už k dispozícii zdroj informácií pre všetky potreby a nebudete musieť znova zbierať informácie, kedykoľvek niekto nastúpi na novú pozíciu.
  • Konzistentnosť: Vďaka správnemu onboarding checklistu si môžete byť istí, že každý nový zamestnanec prejde rovnakým školením a bude mať rovnaké základy. Tak nebude dochádzať k nejasnostiam ohľadom toho, čo treba urobiť alebo kto je za čo zodpovedný.
  • Zvýšenie produktivity: Keď sa noví zamestnanci cítia vo svojich rolách pohodlne a sebaisto, je pravdepodobnejšie, že budú produktívne.

Fázy efektívneho nástupného procesu a checklist

Efektívny nástupný proces má niekoľko fáz, ktoré by ste mali zahrnúť do svojho checklistu:

1. Pred nástupom

V tejto fáze prvýkrát oslovíte nového zamestnanca na začatie nástupného procesu. V tomto období by ste mu tiež mali zaslať informácie o spoločnosti a ich úlohe. Vďaka tejto fáze získa nový zamestnanec možnosť zoznámiť sa s firmou a svojou rolou ešte pred jeho prvým dňom. Môže tak prísť do práce pripravený a nadšený, že môže začať pracovať, zatiaľ čo vy si môžete byť istí, že máte od samého začiatku postarané o spokojnosť zamestnancov.

2. Papierovanie

Ďalšia fáza efektívneho nástupného procesu sa týka papierovania. Potom, čo ste zhromaždili všetky potrebné dokumenty, musíte založiť zložku zamestnanca. Touto fázou je potrebné prejsť, aby ste mali všetky potrebné informácie o novom zamestnancovi na jednom mieste.

3. Predstavenie spoločnosti

Teraz, keď máte všetko pripravené, je čas predstaviť nového zamestnanca zvyšku spoločnosti. Touto fázou treba prejsť, aby všetci vo firme o novom zamestnancovi vedeli a mohli s ním ihneď začať pracovať.

4. Mentorstvo

Bolo by dobré prideliť novému zamestnancovi počas nástupu mentora alebo dobrovoľníka, ktorý by zodpovedal všetky jeho otázky týkajúce sa spoločnosti alebo práce. Touto fázou musíte prejsť, aby nový zamestnanec prešiel čo najlepším nástupným procesom.

5. Zariadenie a prístupy

Ďalšia fáza zahŕňa poskytnutie novému zamestnancovi všetkých zariadení a prístupov ku všetkým nástrojom potrebným na jeho prácu. Touto fázou musíte prejsť, aby proces nástupu nového zamestnanca prebehol bez akýchkoľvek prieťahov.

6. Prvý deň

Napokon nastal prvý deň vášho nového zamestnanca. Ide o výborný spôsob, ako zistiť, ako nový zamestnanec postupuje, a zistiť, či získal nejakú spätnú väzbu od zamestnancov. Touto fázou je potrebné prejsť, aby ste mali prehľad o výkonnosti nového zamestnanca.

7. Stanovenie cieľov

Pre každé zamestnanie sú charakteristické iné kariérne ciele a úlohy. Musíte si s novým zamestnancom sadnúť a stanoviť realistické ciele pre prvých 30, 60 alebo 90 dní v na novom zamestnaní. To mu pomôže udržať si sústredenie a motiváciu pri nástupe na novú pozíciu. Touto fázou musíte prejsť, aby nový zamestnanec jasne pochopil, čo sa od neho v jeho novej úlohe očakáva.

8. Vyhodnotenie a spätná väzba

Poslednou fázou je vyhodnotenie výkonu nového zamestnanca a poskytnutie spätnej väzby. To môže byť jednou z najdôležitejších častí procesu, pretože vám pomôže určiť, či sa nový zamestnanec na danú pozíciu hodí, alebo nie. Touto fázou musíte prejsť, aby ste mohli zhodnotiť výkon nového zamestnanca a určiť oblasti, ktoré treba zlepšiť. Po vyhodnotení môžete posúdiť výkon nového zamestnanca a rozhodnúť, či sa na danú pozíciu hodí.

Pre-onboarding: Dôležitá fáza pred nástupom

Prvý deň v novej práci môže byť stresujúci. Väčšina firiem venuje onboardingovému procesu veľkú pozornosť, ale čo sa deje ešte predtým, než nováčik nastúpi? Tu prichádza na scénu preboarding (alebo aj preonboarding) - často prehliadaná, no mimoriadne dôležitá fáza onboardingu nového zamestnanca.

Predstavte si, že prijmete nového kolegu, podpíšete zmluvu a potom… ticho. Žiadne informácie, žiadny kontakt. Nováčik začne pochybovať, či urobil správne rozhodnutie, a jeho nadšenie opadne.

Ako na efektívny pre-onboarding?

  • Vytvorte si checklist: Aby sa na nič nezabudlo, odporúčame vytvoriť checklist s kľúčovými úlohami a termínmi.
  • Prístup k dôležitým informáciám: Poskytnite novému zamestnancovi materiály, ktoré mu uľahčia prvé týždne - firemná príručka, organizačná štruktúra, popis firemnej kultúry, často kladené otázky.
  • Interaktívna komunikácia: Chatboti alebo iné platformy môžu novému zamestnancovi postupne poskytovať informácie a odpovedať na bežné otázky.

Preboarding je kľúčovou súčasťou skvelej zamestnaneckej skúsenosti. Pomáha novým kolegom cítiť sa vítaní a pripravení ešte pred prvým dňom.

7 krokov pre úspešný nástup nového zamestnanca

Po tom, ako kandidát prijme vašu ponuku, padne vám kameň zo srdca a všetci sa tešia. Vaša práca, či už ako HR, či majiteľa menšej firmy, tu však nekončí. Aby sme zabezpečili, že kandidát skutočne nastúpi do práce podľa plánu, je potrebné dodržiavať niekoľko osvedčených postupov.

  1. Podpis pracovnej zmluvy: Ak kandidát prijme pracovnú ponuku, odporúčame nečakať na podpis pracovnej zmluvy do posledných dní pred nástupom, či dokonca do samotného dňa nástupu do zamestnania. V období, kedy už kandidát akceptoval vašu ponuku, avšak, stále nemá podpísanú zmluvu, nepociťuje istotu a zároveň aj akýsi záväzok z jeho strany, pretože „ešte som nič nepodpísal“. Ak necháte podpis pracovnej zmluvy na poslednú chvíľu, je možné, že sa kandidát bude v tomto medziobdobí naďalej rozhliadať.
  2. Pravidelná komunikácia: Úspešný nástup nového zamestnanca je výsledkom aj pravidelného udržiavania komunikácie. Nie je nič horšie, ako prísť o kandidáta len kvôli tomu, že nemal nedostatok informácii a nikto sa mu 2-3 mesiace neozval. Posielajte mu aktualizácie a odpovedajte mu na prípadné otázky. Takto si udržíte jeho záujem a dáte mu pocit istoty. Tento krok často firmy podceňujú, no má veľký vplyv na to, ako kandidát vníma svoj nový pracovný vzťah a či sa rozhodne nastúpiť podľa plánu.
  3. Zoznámenie s firemnou kultúrou: Tento bod je úzko prepojený s predošlým odporúčaním. Zoznámte kandidáta s firemnou kultúrou ešte pred jeho nástupom. Firemná kultúra zahŕňa pracovné prostredie, vzťahy medzi kolegami, hodnoty spoločnosti, pracovné zvyklosti a celkovú atmosféru na pracovisku. Pošlite mu brožúry alebo prezentácie s informáciami o histórii spoločnosti, jej misiách, víziách a základných hodnotách. Prípadne ho pozvite na neformálne stretnutie s budúcimi kolegami - môže to byť káva, obed či teambuilding. Takto sa bude cítiť ako súčasť tímu ešte pred samotným nástupom.
  4. Príprava pracovného miesta: Zabezpečte, aby bolo pracovné miesto pripravené ešte pred nástupom nového zamestnanca. Skontrolujte, či má všetky potrebné nástroje a prístup k systémom, aby sa mohol začať zaúčať a pracovať efektívne hneď od prvého dňa.
  5. Uvítací balíček: Pripravte pre vášho nového kolegu uvítací balíček, ktorý môže obsahovať firemné predmety, užitočné informácie o spoločnosti a malé pozornosti. Takýto balíček je milé, nenáročné gesto, ktoré však môže výrazne zvýšiť jeho motiváciu a nadšenie z nového zamestnania.
  6. Dôkladný proces zaškolenia: Nástup nového zamestnanca podčiarknite dôkladným procesom zaškolenia. Predstavte mu firemné procesy, nástroje a tím. Pomôže mu to rýchlejšie sa zorientovať a byť produktívnym členom tímu. Prvý deň môže zahŕňať uvítanie od HR tímu, prehliadku kancelárie a zoznámenie sa s kolegami a nadriadenými. Nasledovať môže vysvetlenie interných procesov a postupov (napr. schvaľovanie dovoleniek), technické školenie (interný softvér) a podobne. Taktiež sa uistite, že má nový zamestnanec k dispozícii priebežnú podporu a prístup k ďalšiemu vzdelávaniu, ktoré môže na svojej pozícii potrebovať. Ideálne je, keď zamestnancovi pridelíte aj mentora/buddyho, ktorý mu pomôže adaptovať sa v novom prostredí.
  7. Dôležitosť detailov: Myslite na to, že aj malé detaily zavážia “pre” alebo “proti”.

Checklist pre prvý deň v práci

Spomínate si na svoje prvé dni v novej práci? Čakala vás zmena prostredia, kopa informácií, nové tváre aj mená… Prebehol váš nástup do zamestnania hladko? Máte pre nových zamestnancov nastavený onboardingový proces? Ako sa hovorí, prvý dojem nemožno spraviť dvakrát. Preto prvý dojem, ktorý vaša firma zanechá, môže novému človeku napovedať, čo ho u vás v budúcnosti čaká. Čím komfortnejšie sa od začiatku cíti, tým ľahšie a rýchlejšie sa aklimatizuje.

Onboardingový proces začína pred príchodom nového človeka. Zmiernite tak jeho obavy z prvého dňa v novej práci. V ideálnom prípade si pripravte dokument, napr. excelovskú tabuľku, ktorý vám poslúži ako checklist. Takto sa nemôže stať, že na niečo zabudnete.

Čo by mal obsahovať checklist pre prvý deň?

  • Príprava prezentácie o firme (história, hodnoty, DNA, portfólio klientov, nastavenie komunikácie s klientom).
  • Príchod do práce skôr ako nový zamestnanec.
  • Prejdite si administratívne dokumenty.
  • Otvorte interné pravidlá.
  • Vysvetlite, aká je pracovná, skúšobná, prípadne výpovedná doba, firemné benefity a od kedy ich môže využívať.
  • Predstavte interný HR tool na zaznamenávanie úväzku a voľných dní.
  • Prehliadka officu a vysvetlenie používania vybavenia.
  • Dohodnite termín raňajok, ktoré pripravuje každý nováčik.
  • Vedúci tímu prejde s nováčikom pracovné nástroje, tooly a školiaci plán.
  • Na konci dňa oznámte nováčikovi, že je čas ísť domov.
  • Opýtajte sa ho na prvé dojmy.

Úspešne vykonaný nástupný proces je cenný ako pre zamestnávateľov, tak pre zamestnancov. Vďaka takému kontrolnému zoznamu môžete predísť zdvojenému úsiliu, ušetriť čas a zlepšiť skúsenosti nových zamestnancov.

tags: #Pripravit