Aby ste zanechali profesionálny a zdvorilý dojem, je dôležité dbať na správnu štruktúru, jazyk a detaily ako oslovenie a ukončenie. Môže sa to zdať banálne, no gramatika v oslovovaní robí mnohým problémy.
Základy správneho oslovenia
- Za pozdravom a menom adresáta nasledujú čiarky a prvý riadok textu sa začína malým písmenom.
- Ak by vás lákalo použiť slová „ohľadom“ či „ohľadne“, vedzte, že ide o nespisovné výrazy. Jazykovedci preferujú výraz „vo veci“.
- Po úvodnom vysvetlení dôvodu vášho kontaktu pokračujte jadrom s konkrétnymi informáciami alebo požiadavkami a ukončite zdvorilou výzvou na odpoveď alebo inú reakciu podľa kontextu.
- Pozor, za týmito frázami nepíšeme čiarku, hoci by sa nám tam možno hodila.
- Adresátovi môžeme napríklad aj popriať pekný deň.
Bonus: Vykanie
Okrem týchto pravidiel je dobré dávať si pozor na správne vykanie. Adresátovi tak preukazujete rešpekt a osvojiť si ho rozhodne nie je na škodu.
Oslovenie v angličtine a nemčine
V angličtine platia jasné pravidlá, ktoré sa mierne líšia od slovenčiny. Keď poznáte meno adresáta, použite oslovenie Dear + titul + priezvisko adresáta. V angličtine sa často používajú tituly ako Mr. (pán), Mrs. (pani), Miss (slečna), Dr. (doktor) alebo profesijné označenia. Tieto „tituly“ píšeme vždy skratkami, nikdy celým slovom.
- „Dear Mr.
- „Dear Ms.
- „Dear Dr.
Ak píšeme dvom ľuďom, oslovíme oboch, napríklad „Dear Ms. Clever and Mr. Keď meno adresáta nepoznáte, zvoľte neutrálne oslovenie. Mohli by sme použiť formulu „To whom it may concern“.
- Dear Mr.
V prvej vete sa predstavte alebo vysvetlite dôvod, prečo adresátovi píšete. Potom rozoberte svoje požiadavky, otázky alebo informácie, ktoré chcete odovzdať. Buďte čo najkonkrétnejší a používajte jednoduchý, ale profesionálny jazyk. Dajte si záležať na rozdelení textu do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko sa čítal.
Keď poznáte meno adresáta, použite zdvorilé oslovenie „Sehr geehrter“ (vážený) pre mužov alebo „Sehr geehrte“ (vážená) pre ženy.
- „Sehr geehrte Frau Dr.
Potom vysvetlite podrobnosti vašej požiadavky a používajte zdvorilé formulácie, napríklad „Könnten Sie mir bitte weitere Informationen über Ihre Produkte zusenden?“ Snažte sa písať stručne, jasne a text rozdeľte do jasných odsekov. Za rozlúčkovou frázou sa nepíše čiarka a podpis uvádzajte na ďalší riadok.
Ďalšie dôležité aspekty
- Taktiež uveďte predmet, ktorý je stručný, ale výstižný. Stačia dve, tri slová, ktoré príjemcovi napovedia, o čo ide.
- Ako dôležitý alebo urgentný sa označuje len v prípade, že to tak skutočne je.
- Každý z nás sa určite poteší, keď nás ľudia oslovia menom. Je to osobnejšie a navyše nám to dodáva pocit dôležitosti. Berte si príklad od veľkých firiem ako Starbucks a dbajte na oslovenie adresáta.
- Keď je k pozdravu pripojené aj meno, adresát vie, že ste si dali námahu zistiť, kto je, prípadne čo robí. k menu patrí aj titul, prípadne pozícia, ktorú osoba zastáva (napr. Dobrý deň, pani Ing.
V príkladoch vyššie ste si mohli všimnúť, že zámená Vás, Vám sú napísané veľkým začiatočným písmenom. Toto pravidlo platí, aj keď oslovujeme viacerých ľudí. Prehľadnosť textu je v tomto prípade základom. Kľúčové slová môžete vyznačiť tučným písmom, prípadne dať malú časť textu kurzívou.
Určite sa vyhnite písaniu výkričníkov, pokiaľ nejde o zvolacie vety. Pôsobí to príliš agresívne. Nepíšte text veľkými písmenami. Ak sa dá časť textu vypísať v bodoch, uprednostnite ich pred vetami. Skvelý tip pre získanie lepšej spätnej väzby je používať konkrétne otázky.
Napríklad namiesto otázky Kedy by Vám vyhovovalo stretnutie? sa radšej opýtajte, Vyhovovalo by Vám stretnutie budúcu stredu? Na záver môžete ešte adresátovi poďakovať, popriať príjemný deň alebo vyjadriť, že sa tešíte na spoluprácu. Ak použijete rovno formulu S pozdravom či S úctou, nepíšte za ňu bodku, a ani čiarku.
Opäť vynechajte riadok, a za ním napíšte vaše celé meno, prípadne vložte predpripravený/automatický podpis. Výhodou automatického podpisu je, že v ňom nájde adresát ďalšie potrebné informácie, ako vašu pracovnú pozíciu, telefónne číslo, firmu a jej adresu, atď.
Ing. V úvode je už spomínané oslovenie a zároveň sa môžete adresátovi predstaviť a ak vás zatiaľ nepozná, prípadne mu zložiť nejaký kompliment. Do jadra môžete pridať aj odpovede na pár (základných) často kladených otázok. Ak vyjadrujete kritiku, formulujte ju slušne.
ďakujeme Vám za dodanie podkladov. Všimli sme si, že chýba ešte fotokópia zmluvy. Ďakujem. Ing. Ušetrím vás všetkých tých prečo, poviem vám ako.
Tipy pre efektívnu komunikáciu
- Vážení súdruhovia, zabudnite na slovo vážení/ý. Je to socialistický prežitok. Pre nás mnohých príjemná nostalgia, spomienka na predmet hospodárska korešpondencia a strojopis na ekonomickej, ale doba je už trošku inde. A strojopis už nie je. Dobrý deň, p. Veľa ľudí nevie, že aj za pozdravom je čiarka a potom aj za menom.
- To ako keby ste napísali: Hej ty tam… Ak je to len trochu možné, zistite si meno a oslovte adresáta. Dotkne sa ho to v dobrom slova zmysle, udržíte si tak skôr jeho pozornosť.
- S výnimkou prípadov, kedy napríklad po školení posielate účastníkom poďakovanie, prezentáciu a pod.
- Myslime stále na to, že ten, kto číta, nemá ani sekundu nazvyš. Ako to myslím? Dobrý deň, p. pamätáte sa, ako sme sa pred mesiacom stretli… Teraz je ten ideálny čas, horúčavy už začali, preto Vám píšem. Dohodli sme sa, že sa stretneme ohľadne ponuky na klimatizáciu, v ktorej sme líder na trhu. Neviem, či máte čas a môžeme sa stretnúť, ak nie ste zaneprázdnený. Neviem, aký termín by Vám vyhovoval, navrhnite, ja sa prispôsobím. Dajte mi vedieť, prosím. Dobrý deň, p. v nadväznosti na našu nedávnu dohodu navrhujem stretnutie 5. septembra o 10 hod. u nás vo firme.
- Pri vykaní používajte 3.
- Keď sa to hodí, použite aj emóciu, ako v prípade vyššie slovíčko „rada“. Slovné spojenie „žiadam Vás“ nahraďte „prosím Vás“. Ale pozor, že máme použiť aj emóciu neznamená, že budeme príliš sladkí a text zbytočne kvetinkovať. Ak to preženiete so zdvorilosťou, môžete pôsobiť veľmi úlisne a vtieravo. A to určite nechcete. Pozor aj na zdrobnelinky a smajlíkov.
- Už po pozdrave a oslovení dajte nový riadok. Potom vždy pri novej myšlienke a na záver tak isto. Vyzerá to oveľa lepšie a prehľadnejšie.
- Zo súvetí urobte radšej 2 - 3 kratšie vety. vatu. Dokonalosť neznamená, že nie je čo pridať, ale ubrať.
- Nemusíte byť jazykovedec a kľudne hovorte rečou svojho kmeňa, ak zachováte predošlé pravidlá, to je ok. Ale určite si dajte pozor na gramatiku. Nejaká čiarka sa dá odpustiť, ale hrúbky a spodobovanie na konci slova, to dokáže naštrbiť dôveru a dojem. Ak si nie ste istí, radšej nájdite podobné slovíčko a nahraďte to diskutabilné.
- Záver dajte do odseku. V ňom všetky dostupné kontakty na vás a sociálne siete.
tags:
